こんにちは。介護士のyooshです。

【却下された業務改善案2】

利用者さんの基本情報把握

先日『却下された業務改善案1』という記事を書きました。

却下されている提案は他にもあります。

 

この提案は、上司のこんな一言がきっかけです。

『最近、新しい職員さんが増えてきたから、利用者さんの情報が一目でわかるようなものがあったらいいのにね』

です。

 

嬉しいことに確かに最近になって、新しい職員が増えてきています。

とても有難いんです。

 

僕はショートステイという部署で働いています。

ショートステイでは、日々利用者さんがころころと替わります。

なので、

『食事形態』

『排泄は自立か？』

『下着は普通のパンツか？それともリハパンか』

『リハパンならサイズはMか？Lか？』

『お風呂は機械浴か？一般浴か？』

『部屋にL字柵は必要か？』

などの情報を、利用者が入れ替わるたびに確認し、把握しておく必要があります。

 

現状では、こんな感じで基本情報を確認しています。

1. 各利用者さんのファイルを持ってくる
2. 各利用者さんのファイルを見て、情報を取得する

 

この方法のメリットは

• 情報が細かいところまで見れる

です。

各利用者の個人別のファイルなので、情報が詳細なわけです。

これはこれで、メリットですね。

 

この方法のデメリットは

• 利用者さんごとにファイルを開かないといけない

です。

 

まず欲しい情報は、『細かい情報』ではなく『基本的な情報』です。

『基本情報』取得のためだけに、いちいち各利用者のさんのファイルを開くのはメンドクセーなんです。

 

新しく入った職員は、まだよく知らない利用者さんの基本情報取得のためにファイルをペラペラしまくるわけです。

本日の利用者さんの基本情報表

この『基本情報の取得方法』に関しては、僕も職場に入りたての頃（10ヶ月くらい前）にメンドクセーと思っていました。

なので、その時に『こんなんあったらいいなあ』と思って作っていたものがあります。

それが、『本日の利用者さんの基本情報表』です。

 

『本日の利用者さんの基本情報表』（全部仮名）（小さくて見えにくいです、、、スミマセン）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

『全利用者さんの基本情報表』（全部仮名）（こっちも小さくて見えにくいです、、、スミマセン）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

簡単な表です。

これは、エクセルで『全利用者さんの基本情報』を用意して、そこからVLOOKUP関数を使って『その日の利用者さんの情報だけ』を取り出しただけものです。

利用者さんの名前だけ入力すれば、その他の情報は自動的に入力されます。

簡単なものですが、

『一目で、その日の利用者さん全員の基本情報がわかる』

という意味では、有効な表かと思います。

名前の入力さえすればいいので、表作成時間は1日分であれば、5分くらいあれば余裕でできると思います。

 

これを10ヶ月くらい前に作っていたわけです。

 

で、今回上司が

『最近、新しい職員さんが増えてきたから、利用者さんの情報が一目でわかるようなものがあったらいいのにね』

なんていうもんですから、

『あいつの出番が来たー』と思って、

『こんな表あるんですけど、どうですか？？』と提案したわけです。

 

その時、上司は多少ポジティブな感じで『ちょっと（もう少し上の役職者に）相談してみるわ』と言ってくれました。

 

で、相談の結果。

『却下』

です。

却下理由

またまた却下されてしまいました。

理由は

• プリントアウトして使う場合、個人情報の管理が大変
• プリントアウトせずに使う場合、いちいちパソコンを開けるのがめんどくさい
• そもそも誰がその表を毎日作るの？

で、『特に言うほど現状困ってない』ということで却下となりました。

 

確かにそうですね。

個人情報の管理は重要です。

なので、『現状あまり困ってない』ことを解決するために『個人情報の管理のために考えることが増える』のはコスパが悪そうです。

 

それに、個人情報をプリントアウトしないことにして『パソコン上で見る』としたら、確かにめんどくさい。

イヤですね。

 

で、『この表誰がつくるの？？』って、、、確かにそうですよね。

そんな時間はかからないけど、やらなくていいことは誰もやりたくないです。

僕も、無意味なことを誰かにやってもらうのはイヤです。

 

ということで、『現状で良くね？』に着地しました。

 

確かに、僕自身もこの表を『作って』はいたものの、『使って』はないですからね。

 

まあ、自分では『これいい！』と思うものを作っても、『誰も必要としなければ』当然誰も使ってくれないんですよね。

自分自身すら使ってないんですもの、、、(゜-゜)

 

けど、提案を投げかけたことで、他者がそれに反応してくれました。

結果、現状でも問題なさそうということがわかりました。

それはそれで、とてもよかったと思います。

『解決しなければならない問題はここじゃないよね？？

『もし頑張ってこれを解決しても、あんまり重要な結果は得られないよね？？』

ということが具体的に認識できました。

 

『何かを変えようとする』のも大事ですけど、『変えなくていいものを認識する』のも大事なことなんですね。