こんにちは。介護士のyooshです。
先日『お便りのテンプレート化』という記事を書きました。
詳細はご覧いただければありがたいのですが、簡単にまとめるとこんな感じです。
です。
で、今回2020年8月の『ショート便り』を僕が担当することになりました。
テンプレートがあるのでかなりサクサク作成できるはず。
僕がやることは、写真と文章の入れ替えのみ。
15分もあれば、出来上がるとタカをくくっていました。
ところがです。
結果的には1時間15分もかかってしまいました(゜_゜)
5倍です。
これはキツイ、、、(゜_゜)
何故1時間も多くの時間がかかってしまったか？
これには2つの理由があります。
それは
です。
利用者さん（もしくはその家族）の中には、自身の写真を（施設が刊行する各種媒体に）掲載してほしくない人もいます。
なので、『写真使用同意書』（以下『同意書』）という書面で、OK or NGの意思表示をしてもらっています。
NGの利用者さんの写真はゼッタイに使用できません。
書面の内容は、エクセルの表に反映して管理しています。
その表さえ見れば、全利用者さんのOK or NGを確認できます。
本来は、そんな感じで管理がされているはずなんです。
けど、実際は結構『ヌケ・モレ』があります。
『同意書』の内容がエクセルの表に反映されていないということです。
その場合、各利用者さんの個人ファイルに収められている『同意書』の原本を確認する必要があります。
この個人ファイルは現場ではなく、事務所にあります。
なので、職員の動きとしては
です。
『メンドクセー！？』
これは、結構時間がかかるのです。
今回は、エクセルに6人の『同意書』のヌケがあったので、2~6を6回繰り返しました。
しかも、今回『同意書』でOK or NGを確認したところ、かなり多くの利用者さんが
『NG！！』
だったんです。
結果どうなるか？
『（そもそも写真の絶対量が少ないにも関わらず）撮影した写真の殆どが使えない』
です。
※写真撮影は基本的にその場（レクやイベント）に居合わせた職員に委ねられます。写真を必要としている『ショート便り担当者』が撮影をすれば、必然的にもっとたくさんの写真を撮るのでしょうが、『ショート便り担当者』が必ずその場にいるとは限りません。
やっとの思いで『同意書』を確認したら
『撮った写真、だいたい使ったらアカンで。ザンネーン』
ということになりました。
ツライ、、、
『（ショート便り』には
なんかを記事にします。
その雰囲気を伝えるためには写真が必要です。
けど、使える写真が殆ど無いわけです。
で、どうしたか？
『急遽レクリエーションを開催する』
で対応しました。
の2つです。
そして、そのレクリエーションの様子をカメラに収めました。
もちろん『写真利用可能』な利用者さんの写真です。
こうやって、15分で終わるはずだった『ショート便り』作成に1時間15分もかかってしまいました。
ショートステイの職員である僕たちは以下のことを知っています。
この2つのことから、写真撮影の時は
ことが必要だとわかります。
後で『写真選択』の自由度を圧倒的に上げておくためです。
データの収集は重要です。
また、僕たちは過去にも『バラバラに管理されたデータに翻弄された』経験があるので、データを『集約して管理する』ことの重要性は理解しているはずなのです。
けど、それがなかなかできないんです。
それは、『写真を撮る』ことも『データを管理する』こともきちんと『仕組み化』されていないからだと思います。
『仕組み化』されていないうちは、『撮影』も『データ管理』も『各人の努力』で達成するしかありません。
僕は、他者の『努力』の期待値は低いと思っています。
（もちろん自分の『努力』の期待値も低いのです）
なので、十分に期待する結果が得られません。
いい例が今回の『ショート便り』作成です。
『仕組み』がないので、『写真不足』が起こる。
『仕組み』がないので、『データ管理』が甘くなる。
結果、とてつもない時間が無駄にかかる。
まだ、この件については考えられていませんが『仕組み』がないと、同じことがまた起きます。
そして、誰かの時間が奪われていきます。
『あんた！ちゃんとやりなさいよ！』という『努力』を求めることなしに
『勝手に写真をめっちゃ撮っちゃう仕組み』
『勝手にデータをきちんと管理してしまう仕組み』
何かいいアイデアありませんかねー？？
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