【デスクを整理された状態に保つための取り組み その2】
こんにちは。介護士のyooshです。
デスクにはまだまだ書類があります
先日『デスクを整理された状態に保つための取り組み その1』という記事を書きました。
詳細は記事をご覧いただければと思いますが、簡単に書くと
- 毎回出勤時に確認しなければならないファイルが数種類ある
- そのファイルはデスクの上にぐちゃぐちゃに置かれている
- そのファイル群を探し出すために、無駄に時間がかかる
- なので、必要なファイル群だけをガサっと一気に入れられるボックスを用意した
- 結果、必要な書類を探す時間は軽減した
- けど、職員みんながボックスの中にファイル群をきちんと戻してくれるわけではないことが課題
といった内容でした。
こんな感じのデスク
なのでこんな感じのボックスを用意することで、容易に整理ができることを目指しました。
結果、デスクの上は、以前より整理され、ファイル群を探す時間も軽減されました。
しかしながら、、、です。
しかしながら、デスクの上にはまだ書類が雑然と置かれている状態です。
前回の取り組みで、ボックスに入れるべきファイル群に関しては、一定効果がありました。
けど、デスクの上には『事故報告書』『ヒヤリハット報告書』『稟議書』『申請書』『シュレッダーをすべき紙（ゴミ）』なんかが、バサッと置かれています。
『なんでこんなに書類があるんだ！』と思いますが、あるもんはあるんで、とりあえず仕方ないんです。
で、今回は『シュレッダーすべき紙（ゴミ）』に焦点を絞って対応を考え、実行しました。
必要書類の間にゴミ
なぜ、まず『シュレッダ―すべき紙（ゴミ）』に焦点を絞ったか？
理由はこれが『ゴミ』だからです。
部屋の整理をする時には、まず『要るもの』と『要らないもの』に分けると思います。
整理の過程で必要なものの中に、不要なものが紛れ込んでいると邪魔でしょうがないですよね。
なので、『ゴミ（不要なもの）』が必要なものの中に絶対に紛れ込まないようにするために、『シュレッダーすべき紙（ゴミ）』対策を優先的に行うことにしました。
『整理』という観点だけでなく、必要なものを『探す』という観点で見ても『ゴミ』の紛れ込みは恐ろしく効率を下げます。
実際、デスクの上には『事故報告書』『ヒヤリハット報告書』等々が置かれている状態ですが、その中に『シュレッダーすべき紙（ゴミ）』が紛れ込んでいるんです。
『必要な書類はこれかー！』と取り出した書類が『ゴミ』ということがあります。
正直イラっとしてしまいます(゜-゜)
『そんなゴミはさっさとゴミ箱に捨てろー』
と思われるかもしれませんが、『シュレッダー』が必要な書類なんです。
重要事項や、個人情報が書かれています。
ゴミなんですけど、その辺のゴミ箱にそのままポーイというわけにはイカンわけです。
※しかもシュレッダーは50メートルほど離れた事務所にしかないんです。
シュレッダーすべき紙専用ボックス
というわけで、『シュレッダーすべき紙専用ボックス』を作成しました。
なんとも、ちゃちなボックスです。
これを、デスクの横の手すりに引っ掛けて使用します。
めちゃくちゃちゃちなボックスですが、『シュレッダーすべき紙（ゴミ）』だけをガサっと入れることができます。
そのメリットは
- 『シュレッダーすべき紙はここに入れてねー』というメッセージが明確
- なので、『シュレッダーすべき紙』を、どこに置いておこうかと考えなくてよい
- 考えなくていいので、『このボックス』の中に入れるという行動が起こりやすい（努力が不要なので、行動が起こりやすい）
- なので、デスク上に『シュレッダーすべき紙』がなくなる
- 結果、デスクの上は必要な書類だけになって、必要なものを探しやすくなる
です。
デメリットは
- 見た目がダサい
です。
解決できていない課題
この『シュレッダーすべき紙専用ボックス』には解決できていない課題があります。
それは
- 必要な書類は今でも、デスク上に重なって存在している状態
- ゆえに探しにくい
ということです。
なので、次なる課題は
『必要書類も分類』し、『置き場所を明確に』して、『必ずそこに戻す』という行動を、全職員が『なんの努力も伴わずに』できる状態を作る
です。
まあ、このダサいボックスを受け入れて使ってくださっている職員のみなさまに感謝です。
『デスクの上に不要な紙がなくなる』ということの効果を感じてもらえているのであれば、実施した甲斐があります。
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